Systématiser ou automatiser ses tâches : quelle est la différence et comment les allier ?
Dans le monde de l'entreprise, l'optimisation des processus est essentielle pour gagner en efficacité et en productivité. Cependant, il peut être difficile de faire la distinction entre deux actions souvent évoquées : systématiser et automatiser ses processus. Bien que ces concepts soient parfois utilisés de manière interchangeable, ils sont en réalité complémentaires et chacun a son rôle à jouer dans l’organisation quotidienne d’une entreprise.
Qu'est-ce que “systématiser” des tâches ?
Systématiser, c’est avant tout mettre de l’ordre dans ses activités. Cela implique de formaliser des procédures claires, organisées et répétables, afin que chaque tâche soit exécutée de manière cohérente et efficace. Contrairement à l’automatisation, systématiser ne nécessite pas nécessairement l’utilisation de technologies sophistiquées. Il s’agit plutôt de créer des routines structurées que vous et vos équipes pouvez suivre régulièrement.
Voici quelques exemples courants de systématisation de tâches :
Planification des tâches : Vous décidez de traiter vos emails chaque jour à 9h30, ou de passer en revue les performances hebdomadaires chaque vendredi après-midi.
Procédures opérationnelles : Mettre en place une checklist pour l’accueil des clients, ou un rouage de tâches bien défini pour la gestion des commandes.
Organisation des priorités : Identifier les tâches essentielles à accomplir chaque jour ou chaque semaine, et suivre un ordre précis.
Systématiser permet donc de clarifier le fonctionnement de l’entreprise et de faire en sorte que chaque membre de l’équipe sache exactement quoi faire et quand le faire.
C’est une manière de standardiser les processus pour améliorer la fiabilité et minimiser les erreurs, les oublis.
Qu'est-ce que "automatiser" des tâches ?
L’automatisation, quant à elle, consiste à faire exécuter certaines tâches de manière automatique par des outils technologiques. Le but est de gagner du temps et de réduire l’intervention humaine dans des activités répétitives ou chronophages.
Voici quelques exemples d’automatisation courants :
Emails automatiques : L’envoi de messages de confirmation ou de relance sans que vous ayez à intervenir manuellement.
Planification de tâches : Utiliser des outils de gestion de projet pour gérer vos projets et créer des rappels automatiques.
Facturation automatique : Un logiciel de comptabilité qui génère et envoie des factures aux dates prévues.
L’automatisation permet d’économiser du temps et d’éviter les oublis, notamment pour les tâches répétitives. Elle est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée, tout en minimisant le temps consacré aux tâches administratives.
Systématiser et automatiser : des approches complémentaires
Bien que ces deux notions soient différentes, elles ne s’opposent pas, au contraire. Elles sont complémentaires et doivent être utilisées ensemble pour améliorer l’efficacité d’une entreprise.
Il est essentiel de commencer par systématiser. Si vos processus ne sont pas clairs, l’automatisation pourrait apporter plus de confusion que de gains. En créant des procédures solides, bien documentées, et en structurant vos routines, vous posez les bases d’une organisation performante.
Ensuite, une fois que ces fondations sont bien en place, vous pouvez automatiser les étapes les plus répétitives ou chronophages pour vous libérer du temps, ou celui de vos équipes.
Efficience Conseils et Solutions vous apporte les clés pour mettre en place des procédures de systématisation et d'automatisation qui s'appliquerait tout particulièrement à votre entreprise, à votre vision.
Vous pouvez bien entendu entreprendre vous-même la structuration de vos tâches. Cependant, il est souvent difficile de dégager le temps nécessaire et d'adopter le recul indispensable pour obtenir une vision d'ensemble, essentielle à la réussite de cette démarche.
Voici comment vous pourriez procéder pour structurer vos tâches :
Formaliser vos procédures : Identifiez les tâches qui se répètent et écrivez la procédure de leur exécution.
Utiliser la technologie à bon escient : Une fois les processus clairs, identifiez ceux qui peuvent être automatisés via des logiciels ou des outils adaptés.
Combiner systématisation et automatisation : Par exemple, en systématisant la gestion des factures et en automatisant leur envoi et relance via un logiciel de comptabilité.
Conclusion
La systématisation et l’automatisation ne sont pas des alternatives, mais bien deux outils à utiliser en complément pour améliorer votre productivité. La systématisation apporte une structure et une clarté indispensables, tandis que l’automatisation vous fait gagner un temps précieux en exécutant certaines tâches de manière autonome.
Allier ces deux approches vous permettra de concentrer vos efforts sur ce qui compte vraiment : le développement de votre activité et l’atteinte de vos objectifs stratégiques.
Alors, êtes-vous prêts à systématiser et automatiser vos processus avec nous ?
